Для эффективного участия в выставочных мероприятиях, участникам выставки необходимо пройти ряд обязательных процедур. Если Вы хотите принять участие в выставке, и Вам требуется консультация или помощь, мы с радостью Вам поможем.

Перво-наперво ставится цель участия, выражается которая в цифровом выражении.

После определения того, что можно с помощью выставки достичь, оформляется заявка на участие, подписывается договор на участие в выставке.

После анализа схемы выставки, входов и выходов определяются наиболее предпочтительные места расположения выставочных стендов. Выбрав место, производится оплата/предоплата за участие.

Заказывается полиграфия: бэджи, визитки, раздатка, сувениры, опросные листы, рекламные плакаты и баннеры. Этот этап, в целях экономии средств всегда требуется осуществлять заранее.

Исходя из прогнозируемых потоков посетителей, планируется устройство выставочного стенда, определяются наиболее проходимые его стороны, области внимания. Далее, необходимо определить приоритетность экспонируемых образцов, и проранжировать их по принципу: чем приоритетней, тем ближе к области внимания. Далее планируется общая схема стенда, с учетом расстановки мебели (столы, стулья, диваны, кресла, промо стойки и буклетницы), принимается решение по световому, звуковому, компьютерному, телевизионному и проекционному оборудованию, которое может быть как собственное, так и взятое в аренду.

После этого, становится ясна необходимая форма стенда, а значит, сразу после этого можно составлять техническое задание на его строительство. Необходимо обратить внимание, что стенды могут быть как предоставлены организаторами выставки, так и сделаны по индивидуальному заказу сторонними подрядчиками. В любом случае, следующий пункт – выбор внешнего вида стенда, утверждение дизайна, согласование пунктов и стоимости строительной сметы от компании застройщика.

После составляется список, что необходимо еще взять с собой из офиса, и организовывается логистика на доставку к месту проведения оборудования, вспомогательных принадлежностей, образцов товаров.

Выбор персонала: на выставке должны принимать участие самые осведомленные, и самые привлекательные работники Вашей компании. Кто именно будет лицом компании решать Вам. Стоит лишь отметить, что это могут быть специально обученные ассистенты, которые помогут Вам в проведении выставки на должном уровне. Во втором случае, мы поможем определить функции каждого из ассистентов, обязанности и график работы каждого по дням.

Необходимо добавить, что в процессе всего вышеперечисленного нужно контролировать монтаж выставочного стенда, его оформление, логистику, а так же оплачивать дополнительные расходы.

После завершения выставки, необходимо подвести итоги: издержки, достигнутые цели, вывести такие показатели как цена контакта, спрогнозировать ROI и сделать общий вывод об участии.

А теперь, можно пожинать плоды и готовится к участию в следующей выставке.